Funktioniert: Schnell gruppieren und summieren mit DomSumme in Microsoft Access

Bei Inventuren und Datenanalysen muss es schnell gehen. Der Kunde benötigt schnell eine Übersicht. Dies gilt sowohl für die Industrie als auch für das Gesundheitswesen. Aber wie kann man Datensätze in einer Tabelle schnell nach Schlüsselworten gruppieren und summieren? Excel oder CAFM-reports reichen da oft nicht mehr aus. Und VBA oder mySQL sind zu aufwändig. Die Digitalisierung und Analyse von Geräten gewinnt in Kliniken zunehmend an Bedeutung. Hier hilft eine simple Funktion in Microsoft Access. Diese Funktion heißt DomSumme. Datensätze schnell gruppieren und summieren mit DomSumme in Microsoft Access.

=DomSumme("[Spaltename_mit_Zahlen]";"Name_Quelltabelle";"[Spaltenname_mit_Schluesselwoertern]='Schlüsselwort'")

Das ist der Code für die Summierung von Datensätzen durch Gruppierung mit dem Befel DomSumme in msACCESS

So einfach geht das. Im konkreten Fall wurde beim Kunden eine Inventur durchgeführt. Zudem wollte der Kunde Werte von Datensätze nach Schlüsselworten summiert haben. Hier hilft die Funktion DomSumme in Microsoft Access. Diese Funktion kann sowohl im Bericht als auch im Formular eingesetzt werden. Wichtig sind jedoch klar strukturierte Daten mit eindeutigen Stichworten, nach denen die Werte dann gruppiert werden können.

Schnell gruppieren und summieren in Microsoft Access mit DomSumme

Beim summieren nach Gruppen kommt man mit Excel schnell an seine Grenzen. In der Analyse von Datensätzen kann der Einsatz unterschiedlicher Programme Sinn machen. Alternativ gäbe es noch SQL-Abfragen oder die Arbeit mit VBA. Doch das ist hier zu aufwändig. Und wir sind uns hoffentlich einig, dass manuelles auszählen in Zeiten von Fachkräftemangel bitte ausscheidet. Der Schlüssel zur Lösung ist in diesem Fall das Programm msACCESS und der Befehl DomSumme. Beachten Sie das richtige setzen der Hochkommas und Gänsefüßchen. Denn das Schlüsselwort wird zusätzlich in Hochkommas eingerahmt.

Fazit: Statt EXCEL oder CAFM schnellere Datenanalyse mit MS ACCESS

Noch immer wird in Verwaltung, Haus- und Medizintechnik viel zu oft mit EXCEL gewurschtelt. Es gibt jedoch weitere und viel effektivere Werkzeuge für Daten. Besondere Umstände, wie Insolvenz, Verkauf oder Zusammenlegung von Kliniken oder Pflegeheimen erfordert schnelles Datenmanagement. Sowohl EXCEL als auch die Reports üblicher CAFM Software stoßen dabei schnell an Grenzen. Hier hilft die Verlagerung der Arbeitsdaten in separate Datenbanken. Wenn Ihnen SQL zu groß aber EXCEL zu klein ist, dann leistet oft MS ACCESS gute Dienste für Datenanalysen. In sehr kurzer Zeit lassen sich schnell komplette Bestände und Inventuren erfassen. Mit dem Befehl DomSumme können Sie strukturierte Datensätze schnell gruppieren und summieren.

Über den Autor: Matthias Tafelmeyer ist staatlich geprüfter Medizintechniker. Als erfahrener Servicetechniker unterstützt er Kliniken und Pflegeheime bei der Inventur, Reparatur und Datenanalyse von technischen Geräten. In anschaulichen Beispielen gibt er Hilfe zur Selbsthilfe. Als freier Autor schreibt er für Fachzeitschriften.