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Wie man mit einfacher Digitalisierung in der Haustechnik einer Klinik viel Zeit und Geld spart

Die Hauptprobleme im deutschen Gesundheitswesen sind Fachkräftemangel und Geldmangel. Bereits eine einfache Digitalisierung kann immens Zeit und Geld einsparen. Dieser Beitrag erschien zudem in der Print-Version „mt-medizintechnik“ der TÜV media GmbH, Ausgabe 1.2024, Seite 31 bis 33. In diesem Beitrag auf ELKOBA erfahren Sie, wie man mit einfacher Digitalisierung in der Haustechnik einer Klinik viel Zeit und Geld spart.

Noch immer treffe ich in Kliniken und Pflegeheime auf Papierordner. Massenweise finde ich nicht inventarisierte Geräte. Erst kürzlich wurde ich zur Reparatur von defekten Klinikbetten in eine Kreisklinik gerufen. Die Prüfberichte der Geräte werden auf Papier erledigt und in dicken Papierordnern abgelegt. Erstaunt war ich, dass dort weder Material noch Zeit für Reparaturen dokumentiert werden. Notwendige Ersatzteile bestellt der Haustechniker vor Ort bisher auf Sicht. Somit ist vollkommen unklar, welches Budget in welches Gerät investiert wurde. Dazu kommt eine unbeschriftete Lagerhaltung sowie weite Laufwege. Ebenso beklagen die Mitarbeiter vor Ort Zeitmangel durch wachsende Aufgaben. Denn das Klinikgebäude entstand in den 1960er Jahren. Entsprechend alt ist die gesamte Infrastruktur und benötigt immer stärkere Aufmerksamkeit. Letztendlich führten alte Strukturen und fehlende Datenlage der Mitarbeiter zum Notruf an mich und mein Team um vor Ort bei den Reparaturen zu unterstützen.

An Klinikbetten kann man sehen, wie man mit einfacher Digitalisierung in der Haustechnik einer Klinik viel Zeit und Geld spart.
Mit Klinikbetten erleben, wie man mit einfacher Digitalisierung in der Haustechnik einer Klinik viel Zeit und Geld spart.

Wer selbst Ideen hat spart sich externe Berater

Der Einsatz von Zeit und Geld wird in Kliniken und Pflegeheimen künftig verstärkt auf den Prüfstand kommen. Noch hat es die Haustechnik selbst in der Hand, der Geschäftsführung hausinterne Lösungen vorzuschlagen um Arbeitszeit und Geld künftig effektiver einzusetzen. Viele Kliniken in Deutschland schreiben Verluste über jeweils mehrere Millionen Euro. Häufig sind Städte oder Landkreise die Träger und müssen die Defizite ausgleichen. Und es ist absehbar, dass Städte und Landkreise nicht mehr lange die Defizite von Kliniken übernehmen. Denn die öffentlichen Träger müssten dafür an Schulen, Schwimmbädern, Straßen oder Wasserleitungen sparen. Wer sich mit Verschwendung an Zeit und Geld ohne Daten in der Haustechnik abfindet, der läuft Gefahr, dass in Zukunft externe Berater oder pauschale Kürzungen die vermeintlich heile Welt der Haustechnik durcheinander rütteln. Aber mit welchen Vorschlägen können Mitarbeiter der Haustechnik Zeit und Geld einsparen und gleichzeitig die Qualität der Datenlage verbessern?

Grafik einfache Auswertung Stückzahl Geräte und Alter in Jahren
Eine einfache grafische Auswertung der Stückzahl an Geräten und deren Alter in Jahren.

Eine einfache Datenbank sammelt wertvolle Gerätedaten

Häufig erlebe ich, dass übliche Gerätesoftware für den Bereich Haustechnik zu kompliziert ist. Die Programme wave von Loy und Hutz (link) oder HSD nova von Henschke(link) sind enorm umfangreich und in Kliniken sehr weit verbreitet. Manche Abteilungen der Medizintechnik verwalten Prüfung, Wartung und Inventar mit SAP. Allerdings sind die meisten Programme für Fachkräfte der Haustechnik viel zu kompliziert. Als Folge nutzen die Mitarbeiter die meist teure Software nicht. Man fällt wieder zurück auf Zettel und Stift. Oder man arbeitet erneut gänzlich ohne Dokumentation. Dabei reicht eine einfache Datenbank für die Haustechnik bereits vollkommen aus. Mit Microsoft Access, MySQL oder ORACLE lassen sich mit relativ wenig Aufwand sehr preiswert eigene Datenbanken für Inventur, Prüfung und Reparatur der vorhandenen Geräte erstellen. Bereits mit einfachen Mitteln können wir die drei wichtigsten Fragen zu Geräten der Haustechnik beantwortet:

Die wichtigsten Fragen zu Geräten einer Klinik

  • Sind Stammdaten zu Geräten vorhanden?
  • Wann war die letzte Prüfung?
  • Welcher Aufwand ist bisher in das Gerät eingeflossen?

Mit Antworten zu diesen drei Fragen können Sie Investitionen und Zeit besser steuern. Soll ein Klinikbett im Alter von mehr als 20 Jahren noch eine teure Reparatur bekommen? Und wie ist die aktuelle Prüfquote im Bestand? Statt Reparatur auf Sicht kann Arbeitszeit der Haustechniker effizienter eingesetzt werden. Mit einer einfachen Datenbank erhöht sich die Bereitschaft der Mitarbeiter zu dessen Nutzung und Pflege. Und damit erhält die Geschäftsführung bessere Informationen zum Gerätepark sowie den dortigen Investitionen. Dadurch können Sie zum Beispiel Kostengrenzen für Reparaturen definieren. Und so marode Gerätebestände schneller erkennen. Wir erleben in vielen Kliniken Bereiche, wo sich durch Datenerhebung 25% an Zeit und Geld optimieren lassen. Wir unterstützen Sie dabei gern.

Bild Fachbücher für Digitalisierung in der Haustechnik und im Krankenhaus
Fachbücher zum lernen für Digitalisierung in der Haustechnik und im Krankenhaus

Die Digitalisierung in der Haustechnik einfach beginnen

Anstatt die Mitarbeiter in der Haustechnik mit umfangreicher Software zu überfrachten muss der Einstieg einfach und nützlich sein. Auch wir bei ELKOBA haben bis zum Jahr 2017 mit Zettel und Stift gearbeitet. Als wir unsere Prozesse digitalisieren wollten, haben wir den typisch deutschen Fehler gemacht. Denn wir wollten die modernste Software mit den größten Möglichkeiten. Und wie viele Kliniken und Pflegeheime in Deutschland sind auch wir an diesem Fehler gescheitert. Somit haben wir erst mal richtig Geld in den Sand gesetzt. Und danach mit MS ACCESS nochmal komplett neu angefangen. Damit haben wir die Geräte inventarisiert. Kurze Zeit später haben wir die Datenbank und die Funktionen für Anwender erweitert. Somit konnten wir nach wenigen Monaten erst die Prüfung und dann die Reparaturen digital dokumentieren. Zugleich erzeugten wir für unsere Kunden einen Mehrwert durch Informationen zum Gerätepark und den Reparaturkosten. Nun dienen harte Fakten für bessere Entscheidungen.

„Erkennen Sie Ihre Mitarbeiter als Sinnesorgane Ihres Hauses.“

Der Autor zu Chancen durch Daten in Klinik und Pflegeheim

Die Digitalisierung in die eigene Hand nehmen

Ähnlich wie unsere bisherige Politik neigen wir Deutschen leider dazu, fertige Lösungen blind zu kaufen. Der bessere Weg ist, sich in Themen einzuarbeiten und nachzufragen. Es ist egal, wie die Daten erfasst werden. Denn entscheidend ist, dass die Mitarbeiter mit der Anwendung klar kommen, dass die Datenbank geflegt wird und die Daten nutzbar und sicher in der eigenen Hand sind. Wir erleben in Projekten immer wieder, wie fachfremde Menschen über die Zeit zu sachkundigen Datensammlern werden.

Die Ergebnisse aus Datenanalysen nach Inventur können überraschen und Probleme aufzeigen.

Sorgen der Mitarbeiter erkennen und ernst nehmen

Mit der richtigen Einstellung und Führung kann auch konservative Haustechnik für digitale Dokumentation gewonnen werden. Jedoch sind viele Beschäftigte zuerst besorgt, dass es bei digitaler Dokumentation um Überwachung oder den Abbau von Stellen geht. Doch diese Sorge können wir widerlegen. Denn es geht um Gewinnung von Daten zu Geräten. Um so richtige Entscheidungen für ein modernes und effizientes Arbeitsumfeld zu treffen. Die Digitalisierung der Haustechnik ist Teamarbeit. So wie im Diagramm im Bild oben. Wir haben nach Inventur für das Klinikum die Datenlage grafisch aufbereitet. Dabei wurde klar, warum sich Pflegekräfte von Station in der Bettenzentrale um Klinikbetten streiten: Denn im Gerätebestand entstanden durch das Gerätealter vermehrt Reparaturausfälle. Und die vorhandene Bettenanzahl reichte nicht mal zur Einhaltung der Planbettenzahl.

Beispiel Grafik Auswertung Anstieg Reparaturkosten nach Alter Gerät
Diese Grafik zeigt den Anstieg durchschnittlicher Reparaturkosten nach Alter einer Gerätegruppe.

Der Weg zur erfolgreichen Digitalisierung in der Haustechnik

  • Datenbank aufbauen
  • Geräte erstmalig und fortlaufend inventarisieren
  • Reparaturen und Prüfungen digital dokumentieren
  • Daten analysieren
  • Entscheidungen anhand von Fakten treffen

Zeit, Geld und Daten sind wertvoll

Die Demografie schreitet in Deutschland sehr schnell voran. Und zahlreiche Wissensträger der Haustechnik werden in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Wir müssen das Wissen und die technische Historie bewahren. Zugleich erzeugt die betagte Infrastruktur der Gebäude von Kliniken und Pflegeheimen bei der Haustechnik immer mehr Arbeit. Somit muss Fachpersonal effizienter eingesetzt werden. Zugleich werden die Gelder für unser Gesundheitswesen trotz steigender Sozialabgaben immer knapper. Öffentliche Träger werden Antworten zu Einsparpotential suchen. Daher wird die digitale Dokumentation auch in der Haustechnik an Bedeutung gewinnen. Denn so werden Entwicklungen im Gerätepark sichtbar. Über Sinn und Unsinn von Reparaturen können Verantwortliche durch Fakten in Zukunft gemeinsam entscheiden. Und gemeinsamer Dialog mit Fakten hilft Konflikte zu lösen.

Die Haustechnik als Sinnesorgan der Geschäftsführung

Wie man mit einfacher Digitalisierung in der Haustechnik einer Klinik viel Zeit und Geld spart? Ganz einfach: Geben Sie ihren Mitarbeitern eine machbare Aufgabe. Und eine einfache Software für Inventur, Prüfung und Reparatur. Denn Ihre hausinternen Mitarbeiter aus Wirtschaft und Technik bekommen über Daten eine gemeinsame Sprache. Erkennen Sie Ihre Mitarbeiter als Sinnesorgane Ihres Hauses. Denn bereits eine einfache aber stetige Datenlage kann immens Geld und Zeit einsparen. Wertvolle Ressourcen können Sie künftig viel effektiver einsetzen und Ihre Mitarbeiter entlasten. Gute Digitalisierung ist wertvoll und einfach. Wir von ELKOBA beraten Sie gern.

Nachtrag / Veröffentlichung / Danksagung

Herzlichen Dank an die TÜV Media GmbH für den Abdruck dieses Beitrags in der Zeitschrift „mt-medizintechnik“, Ausgabe 1.2024, Seite 31 bis 33.

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